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Aviso de Privacidad

Última actualización: septiembre 2026

Resumen: este Aviso distingue dos tipos de datos que trata Hourly Board: los tuyos, como dueño o gerente con cuenta (aquí Hourly Board es responsable del tratamiento), y los de tus Empleados, que capturas para armar tu rol (aquí Hourly Board actúa como encargado, por tus instrucciones — la Sección 3 explica exactamente qué significa esto).

1. Responsable del tratamiento

2. Datos de Cuenta — donde Hourly Board es responsable

Si tienes una cuenta como dueño o gerente, recopilamos directamente de ti:

  • Nombre, correo electrónico y contraseña (almacenada como hash con bcrypt, nunca en texto plano).
  • Nombre y datos de tu(s) sucursal(es), zona horaria, y opcionalmente el logo y datos de contacto de tu negocio para el encabezado del rol impreso.
  • Registros de uso del sistema (inicio de sesión, versiones de roster creadas, mensajes que envías al chat) y datos técnicos (dirección IP, tipo de dispositivo) por seguridad y para dar soporte.
  • Datos de facturación gestionados por Stripe — ver Sección 6. Hourly Board no almacena el número completo de tu tarjeta.

Finalidad: crear y operar tu cuenta, prestarte el Servicio, procesar tu suscripción, dar soporte, y cumplir obligaciones legales (por ejemplo, fiscales, respecto de los pagos que proceses a través nuestro).

Base legal: ejecución de la relación contractual (los Términos de Servicio que aceptas al registrarte) y tu consentimiento al crear la cuenta.

3. Datos de Empleados — donde Hourly Board es encargado

Para armar tu rol, capturas en el sistema (por PDF, chat o formulario) el nombre y datos de horario de tus Empleados: nombre, horas objetivo/máximas, disponibilidad, restricciones de horario y, en algunos casos, notas libres que tú decides escribir (por ejemplo, “tiene clases lunes y martes”).

Aquí Hourly Board no es responsable de esos datos — es encargado. Conforme a los artículos 49 a 51 del Reglamento de la LFPDPPP, tratamos los datos de tus Empleados únicamente siguiendo tus instrucciones (las que das al usar el Servicio), no decidimos para qué más se usan, y no les damos ningún fin distinto de operar el rol que tú armas.

Esto significa que tú eres el responsable frente a tus Empleados de cumplir la LFPDPPP respecto de sus datos — incluyendo, si aplica, tener tu propio aviso de privacidad como empleador que les informe que su horario se procesa en un sistema como Hourly Board. Nosotros no tenemos, ni podemos tener, una relación directa de aviso de privacidad con tus Empleados: no son nuestros titulares de datos, son los tuyos.

El detalle contractual de esta relación encargado-responsable está en el Convenio de Tratamiento de Datos, que forma parte de tus Términos de Servicio desde el momento en que capturas el primer dato de un Empleado.

4. Inteligencia artificial: qué se envía a Anthropic (API de Claude)

Cuando subes un PDF/foto de tu horario, o escribes un mensaje en el chat, ese contenido —que puede incluir nombres de tus Empleados y sus horarios— se envía a Anthropic, proveedor de la API de Claude, para que el modelo extraiga la información o decida qué herramienta ejecutar.

  • Anthropic retiene esas entradas y salidas hasta 30 días para poder operar la API, y las elimina automáticamente después.
  • Anthropic no usa los datos enviados vía API para entrenar sus modelos, salvo autorización expresa (que Hourly Board no otorga).
  • La cuenta de Hourly Board con Anthropic no tiene activada la retención cero de datos (Zero Data Retention) — aplica la retención estándar de 30 días descrita arriba.

5. Finalidades secundarias

Podemos usar datos agregados y anonimizados (por ejemplo, tiempo promedio en generar un rol) para mejorar el Servicio. Esto nunca incluye identificar a un Empleado o Cliente en particular. Si en el futuro quisiéramos enviarte comunicaciones promocionales, será opcional y podrás darte de baja en cualquier momento sin afectar tu uso del Servicio.

6. Con quién compartimos datos

  • Railway — hospedaje de la aplicación y de la base de datos (Postgres), donde vive toda la información de tu cuenta, sucursales y Empleados, cifrada en reposo.
  • Anthropic — procesamiento de PDFs/chat con IA, según se describe en la Sección 4.
  • Stripe — procesamiento de pagos de tu suscripción; nombre, correo y monto de la transacción.
  • Resend — envío del correo de recuperación de contraseña.
  • Autoridades — únicamente en respuesta a un requerimiento legal válido.

No vendemos ni alquilamos datos a terceros, ni compartimos con brokers de datos o publicidad.

7. Derechos ARCO (solo aplica a Usuarios con cuenta)

Si tienes una cuenta como dueño o gerente, puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición sobre tus propios datos de cuenta, además de portabilidad, escribiendo a privacidad@hourlyboard.com. Respondemos en un máximo de 15 días hábiles.

Si eres un Empleado de un restaurante que usa Hourly Board y quieres ejercer tus derechos sobre tus propios datos de horario, debes dirigirte directamente a tu empleador (el restaurante) — es él quien tiene la relación de responsable respecto de tus datos, conforme a la Sección 3. Si tu empleador nos instruye a corregir o eliminar tus datos, lo haremos siguiendo esa instrucción.

8. Plazos de retención

  • Datos de cuenta: mientras esté activa + 1 año tras su eliminación.
  • Datos de Empleados capturados por el Cliente: mientras la cuenta esté activa. Al cancelar, ver la ventana de exportación de 30 días descrita en los Términos de Servicio.
  • Contenido enviado a Anthropic (PDFs, mensajes de chat): hasta 30 días en los servidores de Anthropic (ver Sección 4), independientemente de la retención en Hourly Board.
  • Registros de facturación: por el plazo que exija la legislación fiscal aplicable.
  • Logs técnicos: 90 días.

9. Medidas de seguridad

  • Comunicación cifrada mediante HTTPS/TLS.
  • Contraseñas con hash bcrypt — nunca en texto plano.
  • Sesión mediante JWT firmado, en cookie httpOnly, con expiración.
  • Acceso a datos de otra organización bloqueado a nivel de cada endpoint (verificado con pruebas automatizadas).

10. Transferencias internacionales

Railway, Anthropic y Stripe pueden alojar o procesar datos fuera de México, particularmente en Estados Unidos. Estas transferencias se realizan conforme al artículo 36 de la LFPDPPP, exigiendo a estos proveedores protecciones equivalentes o superiores a las que establece la ley mexicana.

11. INAI — autoridad de control

Si consideras que no atendimos correctamente tus derechos, puedes acudir al Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI): www.inai.org.mx.

12. Cambios a este Aviso

Los cambios sustanciales se notificarán con al menos 15 días de anticipación por correo electrónico. La fecha de “última actualización” al inicio de esta página siempre refleja la versión vigente.