Convenio de Tratamiento de Datos

Regular el tratamiento que Hourly Board (el Encargado) realiza, por cuenta e instrucciones del Cliente (el Responsable), sobre los datos personales de los Empleados del Cliente que éste capture dentro del Servicio para armar su rol semanal: nombre, horas objetivo/máximas, disponibilidad, restricciones de horario y notas asociadas.

El Encargado tratará los datos de los Empleados únicamente conforme a las instrucciones que el Responsable imparte al usar las funciones del Servicio (capturar, editar, generar rosters, exportar, dar de baja). El Encargado no decide finalidades propias sobre estos datos ni los usa para fines distintos a prestar el Servicio contratado.

Si el Encargado considera que una instrucción del Responsable infringe la LFPDPPP o cualquier otra disposición aplicable, lo notificará al Responsable sin ejecutarla hasta recibir aclaración.

• Tratar los datos de los Empleados solo conforme a las instrucciones del Responsable, según se describen en la Sección 2.
• Abstenerse de tratar los datos de los Empleados para finalidades distintas a las instruidas por el Responsable.
• Implementar las medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas descritas en la Sección 9 del Aviso de Privacidad.
• Guardar confidencialidad respecto de los datos de los Empleados, incluso después de terminada la relación con el Responsable.
• Informar al Responsable sobre cualquier subencargado que participe en el tratamiento (ver Sección 4 de esta página) y sobre cualquier brecha de seguridad que afecte estos datos, en un plazo razonable desde que se detecte.
• Al terminar la prestación del Servicio, suprimir los datos de los Empleados conforme a la ventana de exportación descrita en la Sección 12 de los Términos de Servicio, o devolverlos al Responsable si éste lo solicita expresamente antes de que venza esa ventana.

El Responsable autoriza al Encargado a utilizar a los siguientes subencargados para prestar el Servicio, sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes:

• Railway — hospedaje de la aplicación y de la base de datos.
• Anthropic — procesamiento con IA de PDFs y mensajes de chat (ver Sección 4 del Aviso de Privacidad para el detalle de retención).

Si el Encargado incorpora un nuevo subencargado que trate datos de Empleados, lo notificará mediante actualización de esta página y del Aviso de Privacidad.

• Contar con base legal para capturar y procesar los datos de sus Empleados en el Servicio — típicamente, la relación laboral y, cuando aplique, el consentimiento o aviso de privacidad que el Cliente dé a sus propios Empleados como empleador.
• No capturar datos sensibles innecesarios de sus Empleados (salud, afiliación sindical, religión, orientación, etc.) en los campos de notas del Servicio.
• Atender directamente cualquier solicitud de derechos ARCO que un Empleado le presente, sin remitirlo a Hourly Board — conforme a la Sección 7 del Aviso de Privacidad.
• Mantener actualizados los datos de sus Empleados dentro del Servicio.

Este Convenio está vigente mientras el Cliente mantenga una suscripción activa a Hourly Board, y durante la ventana de exportación de 30 días naturales posterior a su terminación descrita en los Términos de Servicio.

Este Convenio complementa, y no sustituye, los Términos de Servicio y el Aviso de Privacidad de Hourly Board. En caso de conflicto respecto del tratamiento de datos de Empleados, prevalece lo dispuesto en este Convenio.

Preguntas sobre este Convenio, para tu propio expediente de cumplimiento o auditoría: privacidad@hourlyboard.com